Політика конфіденційності

ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ ПЛАТФОРМИ BUDOSYSTEM
Дата набрання чинності: 4 серпня 2026 р.

Вступ

Ця Політика конфіденційності описує, як ФОП Загорбенський Л.І. (далі — «BudoSystem», «ми», «нас»), що є адміністратором платформи BudoSystem (budosystem.com), збирає, обробляє, використовує та захищає персональні дані користувачів.

Платформа BudoSystem — це програмний сервіс (SaaS), що надається спортивним клубам, тренерам та їхнім адміністраторам для управління тренувальним процесом, обліку спортсменів, відвідувань, змагань і комунікації. Використовуючи платформу, ви підтверджуєте, що ознайомлені з цією Політикою та погоджуєтеся з нею.

Політика розроблена відповідно до вимог Закону України «Про захист персональних даних» (далі — Закон) та Регламенту (ЄС) 2016/679 (GDPR) у частинах, що підлягають застосуванню.

1. Володілець персональних даних

ФОП Загорбенський Любомир Ігорович
ЄДРПОУ / ІПН: 3456105292
Адреса: Україна, м. Львів
E-mail: privacy@budosystem.com
Сайт: budosystem.com

2. Сфера дії Політики

Ця Політика поширюється на обробку даних, яку BudoSystem здійснює як:

Контролер — щодо даних облікових записів тренерів та адміністраторів клубів, які реєструються на платформі; щодо облікових даних батьків/опікунів та спортсменів, які отримують доступ до особистого кабінету через верифікацію; щодо технічних даних, що збираються при використанні сервісу.

Процесор (розпорядник) — щодо даних спортсменів та інших осіб, які клуби вносять до системи від свого імені. У цих випадках клуб (адміністратор) є самостійним контролером персональних даних своїх спортсменів, а BudoSystem обробляє такі дані виключно відповідно до інструкцій клубу та в межах, необхідних для надання сервісу.

Клуби, що використовують платформу BudoSystem, можуть надавати батькам/опікунам спортсменів персональне посилання на форму реєстрації, через яку батьки самостійно вносять персональні дані спортсмена безпосередньо через інтерфейс платформи. BudoSystem обробляє ці дані виключно в інтересах та за інструкцією відповідного клубу. Клуби також можуть додатково збирати окремі згоди батьків/опікунів — зокрема на обробку медичних даних та використання фото/відео матеріалів в інформаційних і рекламних цілях клубу. Відповідальність за отримання таких згод, за законність збору та обробки даних спортсменів і їхніх законних представників несе відповідний клуб як самостійний контролер персональних даних.

Під час заповнення реєстраційної форми батьки/опікуни та спортсмени вказують номери телефонів. На підставі цих номерів Telegram-бот платформи може верифікувати особу та надати доступ до особистого веб-кабінету на budosystem.com та/або мобільного застосунку. У цьому випадку батьки/опікуни та спортсмени стають самостійними користувачами платформи, а BudoSystem виступає контролером щодо їхніх облікових даних та даних, до яких вони отримують доступ через кабінет. Доступ надається виключно після верифікації через Telegram-бот за номером телефону, вказаним у формі.

Клуби, які використовують BudoSystem, несуть самостійну відповідальність за законність збору та обробки даних своїх спортсменів та їхніх законних представників, за наявність належних правових підстав та за дотримання власних зобов'язань щодо захисту даних.

3. Категорії персональних даних

3.1. Дані облікових записів (тренери, адміністратори клубів)

Прізвище, ім'я, номер телефону, хешований пароль; дані клубу (назва, місто); роль у системі; дата реєстрації та активності. Номер телефону є унікальним ідентифікатором і використовується як логін для входу в особистий кабінет на платформі.

3.2. Дані спортсменів та їхніх представників

(вносяться через форму реєстрації або клубом чи тренером)

Дані спортсмена (обов'язкові): прізвище, ім'я, по батькові; дата народження; стать.

Дані спортсмена (за бажанням або залежно від віку): номер телефону — обов'язковий для повнолітніх спортсменів, необов'язковий для неповнолітніх; адреса проживання; навчальний заклад.

Дані законних представників (батьків/опікунів) — збираються лише у разі, якщо спортсмен є неповнолітнім: прізвище, ім'я, по батькові; ступінь споріднення з дитиною; номер телефону (обов'язково).

Дані, що вносяться клубом після реєстрації: рівень/пояс; дата початку тренувань (встановлюється автоматично як дата заповнення форми); історія відвідувань тренувань; реєстрація на іспити та семінари, відвідуваність і результати; участь у змаганнях; стан рахунку (оплати/заборгованості).

3.3. Технічні дані

IP-адреса; тип пристрою, браузера та операційної системи; мовні налаштування; лог-дані та дані сесії; дані cookie та подібних технологій; Telegram user ID та нікнейм (при використанні Telegram-боту); час та тип взаємодій з платформою.

При використанні мобільного застосунку додатково збираються: FCM-токен (унікальний ідентифікатор пристрою для push-сповіщень), модель і виробник пристрою, версія застосунку та операційної системи. Токен авторизації зберігається у захищеному сховищі пристрою (iOS Keychain / Android Keystore) і не передається третім особам.

3.4. Дані, пов'язані зі змаганнями (публічна частина)

Прізвище та ім'я спортсмена, клуб, вагова категорія, результати виступів — у частині, що публікується у публічних протоколах змагань. Вважається, що клуб, вносячи ці дані та реєструючи спортсмена на змагання, має відповідну згоду.

3.5. Дані батьків/опікунів та спортсменів як користувачів платформи

Номер телефону (для верифікації через Telegram-бот); Telegram user ID та нікнейм; дані сесії та активності в особистому кабінеті; час та тип взаємодій з платформою та Telegram-ботом. Номер телефону є унікальним ідентифікатором і використовується як логін для входу в особистий кабінет.

3.6. Платіжні реквізити

Тренери або адміністратори клубу можуть вносити до системи платіжні реквізити для отримання оплати за тренування: номер банківської картки, IBAN, МФО, ІПН, ім'я отримувача, назва банку, призначення платежу. Ці дані зберігаються на серверах BudoSystem та відображаються виключно авторизованим батькам/опікунам дітей відповідної групи.

4. Мета, правова підстава та строки зберігання

4.1. Облікові записи тренерів та адміністраторів

Мета: реєстрація та автентифікація, надання доступу до функціоналу платформи, технічна підтримка, інформування про зміни сервісу.
Правова підстава: виконання договору (п. 2 ч. 1 ст. 11 Закону / ст. 6(1)(b) GDPR).
Строк: протягом дії облікового запису та 3 роки після його видалення.

4.2. Дані спортсменів (обробка як процесором)

Мета: надання функціоналу платформи клубу-контролеру (облік відвідувань, змагань, оплат, розсилки через Telegram-бот).
Правова підстава: виконання договору з клубом (ст. 6(1)(b) GDPR / ст. 11 Закону); обробка відповідно до інструкцій клубу як контролера.
Строк: визначається клубом як контролером; після видалення облікового запису клубу — знищуються протягом 90 днів, якщо клуб не запросив вивантаження раніше.

4.3. Дані батьків/опікунів та спортсменів як користувачів платформи

Мета: верифікація особи через Telegram-бот, надання доступу до особистого кабінету, відображення інформації про спортсмена.
Правова підстава: виконання договору / надання сервісу за запитом користувача (ст. 6(1)(b) GDPR).
Строк: протягом дії доступу до кабінету та 1 рік після останньої активності.

4.4. Технічні та аналітичні дані

Мета: забезпечення роботи платформи, безпека, усунення помилок, аналіз використання для вдосконалення сервісу.
Правова підстава: законний інтерес (ст. 6(1)(f) GDPR / п. 6 ч. 1 ст. 11 Закону) щодо забезпечення роботи сервісу; згода (ст. 6(1)(a) GDPR) щодо аналітичних cookie.
Строк: технічні логи — до 90 днів; аналітичні cookie — до 12 місяців.

4.5. Дані змагань (публічні протоколи)

Мета: публікація офіційних результатів змагань, доступних іншим учасникам та глядачам.
Правова підстава: законний інтерес (ст. 6(1)(f) GDPR) у забезпеченні прозорості спортивних результатів, або згода, надана клубом від імені учасника.
Строк: доки результати є актуальними або до отримання обґрунтованого запиту на видалення.

4.6. Платіжні реквізити

Мета: відображення реквізитів для здійснення оплати батьками/опікунами; облік стану платежів у межах клубу.
Правова підстава: законний інтерес клубу та BudoSystem щодо забезпечення функціоналу обліку оплат (ст. 6(1)(f) GDPR / п. 6 ч. 1 ст. 11 Закону); виконання договору з клубом (ст. 6(1)(b) GDPR).
Строк: протягом дії облікового запису клубу; видаляються не пізніше 90 днів після закриття клубу на платформі.

Важливо. BudoSystem не є платіжним посередником і не обробляє платежі. Усі розрахунки між батьками та тренерами/клубом відбуваються безпосередньо через банківські установи без участі платформи. BudoSystem лише надає інструмент для обліку заборгованостей та відображення реквізитів, внесених адміністратором клубу. Платформа не несе відповідальності за коректність реквізитів, внесених адміністраторами клубу, а також за здійснення або результат банківських переказів.

5. Telegram-бот

BudoSystem інтегрований з Telegram-ботом для надсилання сповіщень тренерам, адміністраторам, батькам/опікунам та спортсменам: інформації про відвідування, статус оплат, результати іспитів, нагадувань та кодів верифікації для входу в особистий кабінет. При використанні боту обробляються Telegram user ID та нікнейм.

Telegram є сторонньою платформою та самостійним контролером даних. Обробка даних на платформі Telegram регулюється її власною Політикою конфіденційності. Ми не зберігаємо вміст переписки з ботом за межами технічних логів.

6. Мобільний застосунок

Платформа BudoSystem доступна у вигляді мобільного застосунку для Android та iOS. Застосунок є альтернативним інтерфейсом до тих самих даних що й вебсайт — усі дані зберігаються на серверах BudoSystem, а не локально на пристрої.

Push-сповіщення. При першому запуску застосунок запитує дозвіл на надсилання push-сповіщень. У разі надання дозволу сервіс Firebase Cloud Messaging (Google LLC) генерує унікальний FCM-токен для пристрою, який передається та зберігається на серверах BudoSystem і прив'язується до вашого облікового запису. Разом із токеном передаються модель пристрою та версія застосунку — виключно з технічною метою (ідентифікація пристрою в адмінці). При виході з акаунту FCM-токен видаляється з наших серверів. Відмова від push-сповіщень не впливає на основний функціонал застосунку.

Локальне зберігання. Токен авторизації зберігається у захищеному сховищі пристрою (iOS Keychain / Android Keystore). Ці дані не передаються третім особам і очищаються при виході з акаунту.

Дозволи пристрою. Застосунок запитує лише два системні дозволи: доступ до Інтернету (необхідний для роботи з сервером) та надсилання push-сповіщень. Камера, геолокація, контакти, мікрофон та інші чутливі дозволи не запитуються.

Firebase Cloud Messaging є сторонньою службою Google LLC. Обробка даних здійснюється відповідно до Політики конфіденційності Google.

7. Одержувачі даних та треті сторони

Ми не продаємо та не надаємо персональні дані третім особам для маркетингових цілей. Доступ до даних мають:

Уповноважені розробники та адміністратори BudoSystem — виключно в мінімально необхідному обсязі та з дотриманням конфіденційності для технічної підтримки та розвитку платформи.

Постачальники інфраструктури (процесори), що обробляють дані за нашими інструкціями:

Постачальник	Послуга	Розташування
Render (Render Services, Inc.)	Хостинг платформи	США
Cloudinary (Cloudinary Ltd.)	Зберігання файлів	США / ЄС
Telegram Messenger	Надсилання сповіщень	ЄС / Міжнародно
Google (Firebase Cloud Messaging)	Push-сповіщення мобільного застосунку	США
Google (Google Analytics)	Аналітика відвідувань	США

Державні органи — виключно у випадках і в обсязі, прямо передбачених законодавством України.

8. Міжнародна передача даних

Окремі постачальники інфраструктури (Render, Cloudinary, Google) знаходяться у США. Передача здійснюється на підставі Стандартних договірних положень ЄС (SCCs) та/або інших належних механізмів захисту. Ми передаємо лише мінімально необхідний обсяг даних і вживаємо додаткових технічних заходів (HTTPS/TLS, шифрування).

9. Cookie та подібні технології

Обов'язкові cookie — необхідні для автентифікації, безпеки (CSRF-захист) та базової роботи платформи. Не вимагають згоди. Підстава: законний інтерес (ст. 6(1)(f) GDPR).

Аналітичні cookie (Google Analytics) — допомагають розуміти, як користувачі взаємодіють з платформою, для її вдосконалення. Збираються лише за вашою згодою. Підстава: згода (ст. 6(1)(a) GDPR).

Управляти налаштуваннями cookie можна через банер, що з'являється при першому відвідуванні, або через посилання «Cookie» у нижній частині сайту. Відмова від аналітичних cookie не впливає на функціональність платформи.

Строки: сесійні cookie — до закриття браузера; аналітичні — до 12 місяців.

10. Безпека

Ми застосовуємо технічні та організаційні заходи захисту:

шифрування даних у транзиті (HTTPS/TLS);
хешування паролів;
розмежування доступів за ролями (тренер / адмін / суперадмін);
захищене зберігання файлів у Cloudinary;
захищені резервні копії;
моніторинг інцидентів.

Жоден метод захисту не є абсолютно надійним. У разі виявлення інциденту безпеки, що стосується ваших даних, ми повідомимо відповідний наглядовий орган не пізніше 72 годин з моменту виявлення, а суб'єктів даних — без невиправданої затримки, якщо інцидент становить високий ризик для їхніх прав і свобод.

11. Ваші права

Відповідно до законодавства України та GDPR ви маєте право на:

доступ до своїх даних;
виправлення неточних даних;
видалення даних («право на забуття»);
обмеження обробки;
перенесення даних;
заперечення проти обробки на підставі законного інтересу;
відкликання згоди у будь-який час (без шкоди для законності обробки до відкликання).

Тренери, батьки/опікуни та спортсмени, які мають доступ до особистого кабінету на платформі, можуть самостійно переглядати та редагувати свої персональні дані безпосередньо через інтерфейс кабінету без необхідності звернення до BudoSystem.

Видалення або знеособлення даних здійснюється протягом 30 календарних днів з моменту підтвердження запиту, якщо інше не передбачено законодавством. Дані надаються у машиночитаємому форматі (CSV або JSON) на запит щодо права на перенесення.

Тренери та адміністратори клубів можуть реалізувати свої права щодо облікових даних, звернувшись безпосередньо до BudoSystem на privacy@budosystem.com.

Батьки/опікуни та спортсмени, які мають доступ до особистого кабінету, можуть звертатися до BudoSystem щодо своїх облікових даних та даних, що відображаються в кабінеті, на privacy@budosystem.com.

Щодо даних спортсменів, внесених клубом: запити на доступ, виправлення або видалення цих даних слід адресувати безпосередньо клубу як контролеру. BudoSystem виконає відповідний запит клубу як процесор.

Ми відповідаємо на запити не пізніше 30 календарних днів з дати отримання. Для підтвердження особи ми можемо запросити додаткову інформацію.

Запити надсилайте на: privacy@budosystem.com

12. Скарги

Якщо ви вважаєте, що ваші права порушено, звертайтеся до нас за контактами з розділу 1. Ви також маєте право подати скаргу до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини. Якщо на вас поширюється GDPR — до наглядового органу у країні вашого проживання в ЄС/ЄЕЗ.

13. Зміни Політики

Ми можемо час від часу оновлювати цю Політику. Про суттєві зміни ми повідомимо через Telegram-бот або електронну пошту не пізніше ніж за 14 днів до набрання ними чинності. Поточна версія Політики завжди доступна на budosystem.com/legal/privacy. Продовження використання платформи після набрання чинності змінами означає прийняття нової редакції Політики.