Управління спортсменами
Розділ «Спортсмени» — центральна частина BudoSystem. Тут зберігаються дані учнів, документи, контакти батьків та налаштування доступу до кабінету.
Перегляд списку спортсменів
Список своїх спортсменів знаходиться в меню «Мій кабінет». Вгорі сторінки — статистичний блок із ключовими показниками:
Нижче — таблиця спортсменів з фільтрами:
- Пошук за прізвищем або іменем
- Фільтр за поясом — за поточним рангом (кю/дан)
- Фільтр за маркою — є марка / немає марки
- Фільтр за статусом — активний (тренується) / неактивний (завершив тренування)
Таблиця містить такі колонки:
| № | Прізвище та Ім'я | Дата нар. | Пояс | Вага | Паспорт |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Коваленко Олексій | 12.03.2014 | 6 кю | 38 | |
| 2 | Мельник Дарина | 05.07.2013 | 4 кю | 42 |
Кнопка у колонці «Паспорт» відкриває будопаспорт спортсмена — повну картку з відвідуваністю, участю у змаганнях, іспитами та досягненнями. За замовчуванням у таблиці показані лише активні спортсмени. Неактивні приховані — їх можна побачити, увімкнувши фільтр «Статус → Неактивні».
Додавання та редагування спортсмена
Найзручніший спосіб додати спортсмена — надіслати батькам персональне реєстраційне посилання. Батьки самостійно заповнюють форму, і спортсмен автоматично потрапляє до бази тренера. Ручне додавання доцільне, коли потрібно швидко внести вже наявного учня без залучення батьків.
Поряд із таблицею спортсменів розташована бічна панель з формою. Клацання на рядку таблиці відкриває форму редагування цього спортсмена. Кнопка «Додати спортсмена» відкриває форму додавання нового учасника вручну.
Форма додавання спортсмена
Натиснувши «Додати нового спортсмена», бічна панель перемикається у режим додавання:
Форма редагування спортсмена
При кліку на рядок у таблиці бічна панель перемикається у режим редагування. Поле «Пояс» приховується — воно редагується лише системою. Додаються фото, дата початку тренувань та перемикачі статусу:
Перемикачі «Будопаспорт» і «Марка» у формі завжди заблоковані для тренера — їх виставляє система автоматично або вручну може змінити лише адміністратор клубу чи адміністратор системи.
Пояс вказується один раз при першому додаванні. Надалі система оновлює
його автоматично після проходження іспиту — вручну змінити значення неможливо.
Будопаспорт проставляється автоматично при складанні першого іспиту
(перехід з 0 кю на 10 кю). Якщо при ручному додаванні тренер вказує пояс вище 0 кю —
будопаспорт також проставляється автоматично.
Марка проставляється автоматично при проходженні іспиту або при реєстрації
на змагання (залежно від налаштувань конкретного турніру).
Активність спортсмена
За замовчуванням усі щойно додані спортсмени мають статус Активний. Якщо учень завершив тренування — тренер переводить його у статус Неактивний через чекбокс у формі редагування.
Деактивувати спортсмена неможливо, якщо він має активну реєстрацію на турнір або іспит. Спочатку потрібно скасувати реєстрацію, і лише після цього переводити спортсмена в неактивний стан.
Що відбувається після деактивації
- Спортсмен автоматично видаляється з усіх тренувальних груп
- У місяці деактивації він ще відображається в таблиці ведення відвідуваності, але заблокований — відмічати присутність для нього неможливо, поряд з прізвищем відображається відповідний значок
- З наступного місяця спортсмен повністю зникає з таблиці обліку відвідуваності
- Вся попередня історія відвідуваності зберігається — він залишається у звітах за місяці, коли ще тренувався
- У таблиці списку спортсменів неактивні за замовчуванням приховані — видно їх лише через фільтр «Статус → Неактивні»
- Неактивний спортсмен недоступний для реєстрації на змагання та іспити — реєструвати можна лише активних спортсменів
У BudoSystem немає можливості видалити спортсмена з бази. Це зроблено навмисно — для
збереження повної історії: відвідуваності, іспитів, змагань, підписаних документів.
Видалення порушило б цілісність усіх пов'язаних даних.
Якщо спортсмен перейшов до іншого тренера або клубу — не потрібно реєструвати
його заново (новий запис матиме пусту історію). Натомість тренер або адміністратор клубу
переносить спортсмена до нового тренера — вся накопичена історія
залишається і спортсмен просто продовжує тренування вже в іншому місці.
Сторінка «Реєстрація спортсменів»
У меню кабінету тренера Тренерська → Реєстрація спортсменів знаходиться окрема сторінка з реєстраційним посиланням та розширеним переглядом бази спортсменів.
Розширена картка спортсмена
На сторінці кожен спортсмен відображається у вигляді розгорнутої картки з детальною інформацією — на відміну від компактної таблиці у «Моєму кабінеті». Картка містить:
- Фото, ПІБ, стать, поточний пояс
- Статус-бейджі: будопаспорт, еко-марка, підписані згоди, Telegram спортсмена
- Дата початку тренувань, телефон спортсмена, місце навчання (школа), адреса
- Блок «Батьки» — для кожного батька: ПІБ, тип (батько/мати/опікун), телефон, email та підписка на Telegram-бота (є акаунт / немає Telegram)
- Наявність веб-кабінету — чи батьки активували доступ до особистого кабінету спортсмена
Завдяки бейджам одразу видно, хто з батьків підключений до Telegram-бота і має веб-кабінет, а кому ще потрібно підключитись.
Фільтри та пошук
Над сіткою карток розташована панель фільтрів:
- Пошук — за ім'ям або прізвищем
- Пояс, Стать, Тренується з — стандартні фільтри
- Сортування — новіші вгорі, старші вгорі, за прізвищем А→Я
Додаткові швидкі фільтри-теги:
Кнопка «Експорт (Excel)» вивантажує поточний відфільтрований список спортсменів у файл Excel.
Реєстраційні посилання
Реєстраційне посилання — це унікальний URL, прив'язаний до конкретного тренера. Тренер надсилає його батькам, батьки самостійно заповнюють анкету — і спортсмен автоматично потрапляє до бази тренера. Жодна пряма реєстрація без посилання не передбачена.
Тренер точно контролює, хто може зареєструватися. Посилання можна деактивувати або оновити у будь-який момент — після оновлення старий токен стає недійсним.
Посилання знаходиться на сторінці Тренерська → Реєстрація спортсменів і виглядає так:
Для батьків спортсменів, яких ще немає в базі
Кожне реєстраційне посилання активне протягом одного місяця. Після закінчення терміну посилання стає недійсним — батьки не зможуть перейти за ним. Для відновлення реєстрації необхідно вручну натиснути «Оновити посилання» — система згенерує новий токен і нове посилання. Попереднє при цьому повністю деактивується.
Дії з посиланням
- Копіювати — скопіювати URL у буфер обміну
- Поділитися — поділитись через мобільний Share (Telegram, Viber, WhatsApp тощо)
- QR-код — згенерувати QR-код для роздруку або показу на екрані
- Відкрити — переглянути реєстраційну форму очима батьків
- Оновити посилання — згенерувати новий токен; попереднє посилання стає недійсним
На кожному посиланні відображається лічильник «Використань» — скільки батьків скористалось цим посиланням для реєстрації. Це допомагає відстежити активність та зрозуміти, чи посилання було поширено.
Можливі статуси посилання:
- Активне — посилання діє, реєстрація відкрита
- Незабаром завершується — термін дії спливає найближчим часом
- Прострочене — термін дії минув, потрібно оновити
- Неактивне — посилання ще не згенероване
Реєстраційна форма
Коли батько переходить за посиланням, відкривається покрокова форма з 4 кроків. Вгорі — логотип клубу та ім'я тренера, чиє посилання було надіслано. Форма адаптована під мобільні пристрої.
Крок 1 — Інформація про спортсмена
Рекомендуємо вказувати номер телефону спортсмена навіть для неповнолітніх — саме за ним Telegram-бот ідентифікує спортсмена та надає доступ до особистого вебкабінету з роллю «Спортсмен». Для повнолітніх (18+) телефон є обов'язковим полем, а крок «Батьки» пропускається.
Крок 2 — Батьки / опікуни
Для неповнолітніх спортсменів потрібно додати щонайменше одного законного представника. Можна додати кількох батьків — кожен зі своїм телефоном.
Важливо вказати номер, яким батьки користуються у Telegram. Вказаний номер зберігається в системі — саме за ним Telegram-бот ідентифікує батька, коли той до нього звертається.
Щоб сповіщення та доступ до вебкабінету запрацювали, батьки мають самостійно підписатися на Telegram-бота і поділитися своїм номером телефону. Сам факт введення номера у форму лише прив'язує номер до профілю — без підписки на бота сповіщення та кабінет недоступні. Кожен з батьків може вказати свій окремий номер.
Крок 3 — Політика та згоди
На цьому кроці батьки ознайомлюються з документами та підтверджують три обов'язкові згоди:
Крок 4 — Готово
Після успішного надсилання форми батьки бачать екран підтвердження з посиланням на Telegram-бота. Інструкція: натиснути Start, поділитися номером — у меню бота обрати «Мій кабінет» для отримання доступу до вебкабінету.
Що відбувається після заповнення форми
- Тренер отримує сповіщення в Telegram-бот з повними контактними даними спортсмена та батьків, з можливістю швидко зберегти номери телефонів
- Спортсмен одразу з'являється в кабінеті тренера як активний
- Далі тренеру потрібно: додати спортсмена до тренувальної групи та завантажити фото
Документи та згоди
На кроці 3 реєстраційної форми батьки ознайомлюються з Політикою конфіденційності BudoSystem і підтверджують три обов'язкові згоди.
Які згоди збираються та для чого
Погодження з Політикою конфіденційності
Батьки підтверджують, що ознайомились з Політикою конфіденційності BudoSystem та погоджуються на обробку персональних даних спортсмена — ПІБ, дата народження, фото, контакти — в межах платформи.
Підстава: вимоги GDPR та законодавства України про захист персональних даних.
Медична згода
Батьки надають згоду на обробку медичних даних спортсмена — зокрема інформації про стан здоров'я та медичні обмеження — з метою забезпечення його безпеки під час тренувань.
Потрібна для обліку медичних протипоказань тренером і організаторами змагань.
Фото та відео
Батьки дозволяють використовувати фото та відео за участю спортсмена в інформаційних та рекламних матеріалах BudoSystem і клубу — на сайті, у соціальних мережах, друкованих матеріалах та публічних сторінках турнірів.
Потрібна для публікації результатів змагань з фото учасників.
Кожна підтверджена згода фіксується в системі з датою, версією документа та ідентифікатором особи, яка підтвердила (батько/мати/опікун або сам спортсмен для повнолітніх). Окремих підписів та файлів не збирається — лише факт підтвердження через форму. Тренер може перевірити наявність і дату згоди у картці спортсмена.
Якщо тренер додає спортсмена вручну (без реєстраційного посилання), система не збирає жодних згод від батьків. У цьому випадку тренер самостійно несе відповідальність за отримання та зберігання відповідних дозволів від батьків або опікунів у будь-якій прийнятній формі (паперовій або іншій).
Доступ до особистого кабінету
Після заповнення реєстраційної форми в базі зберігаються номери телефонів батьків та спортсмена (якщо вказано). Саме за цими номерами Telegram-бот ідентифікує користувача і надає доступ до особистого кабінету. Для батьків роль визначається автоматично (батько / мати / опікун), для спортсмена — роль «Спортсмен». Механізм отримання доступу однаковий для всіх.
Як отримати доступ до кабінету
-
1Підписатися на Telegram-бота
Батьки або спортсмен відкривають Telegram-бота BudoSystem, натискають Start і діляться своїм номером телефону. Бот звіряє номер із базою, визначає роль та відкриває персональне меню.
-
2Отримати посилання через кнопку «Мій кабінет»
У меню бота є кнопка «Мій кабінет». Бот надсилає персональне посилання для створення облікового запису. Номер телефону стає логіном, пароль встановлюється самостійно за цим посиланням.
-
3Увійти до вебкабінету
Після встановлення пароля стає доступний вхід на сайті BudoSystem за номером телефону та паролем. Детальніше про можливості кабінету — нижче у розділі Кабінет спортсмена та батьків.
Кожен із батьків і сам спортсмен можуть створити власний окремий кабінет. Інформація у всіх однакова — профіль та прогрес дитини. Якщо у батьків кілька дітей у секції — через один акаунт буде доступна інформація по кожній з них.
Номер телефону — це логін до кабінету. Змінити його можна у кабінеті: розділ Будопаспорт → Редагування інформації про спортсмена → Законні представники. Там можна оновити номер як законного представника (батька/матері), так і самого спортсмена. Після збереження новий номер одразу стає логіном для входу.
Telegram-акаунт при цьому не відв'язується — він залишається прив'язаним до того самого облікового запису. Відв'язати Telegram можна самостійно через бота.
Кабінет спортсмена та батьків
Особистий вебкабінет — це персональна сторінка, де батьки або сам спортсмен можуть переглядати прогрес дитини, відвідуваність, будопаспорт, найближчі змагання та іспити. Кожен отримує власний акаунт, але бачить однакову інформацію.
Кабінет має три розділи: Дашборд, Будопаспорт і Налаштування.
Дашборд
Головна сторінка кабінету. Якщо у батьків кілька дітей у секції — вгорі є перемикач між ними (картки з фото та кольоровою смужкою поясу). При перемиканні вся інформація оновлюється автоматично.
Під перемикачем — профільна картка спортсмена. Колір фону відповідає кольору поясу (жовтий для 5–6 кю, помаранчевий для 9–10 кю, чорний для данів тощо):
Нижче — 4 блоки з ключовою інформацією:
Четвер · 17:00–18:30
Субота · 10:00–11:30
На дашборді є значок сповіщень із лічильником непрочитаних. Тут з'являються повідомлення від тренера — наприклад, про призначений іспит. Прямо у сповіщенні можна підтвердити або скасувати участь без переходу на інші сторінки.
Налаштування
Сторінка налаштувань має чотири розділи:
Безпека
Зміна пароля з перевіркою надійності (мінімум 6 символів, літери та цифри).
Видалення облікового запису — видаляється лише акаунт для входу, дані спортсмена залишаються в системі.
Профіль
Для батьківського акаунту — список дітей із тренером, клубом та поясом.
Для акаунту спортсмена — список законних представників із контактами та статусом Telegram.
Telegram
Статус підписки на Telegram-бота (відображається Telegram ID). Статус прив'язки Telegram до кабінету — потрібна для отримання нового посилання через бота.
Згоди
Список підписаних документів по кожній дитині: назва згоди, хто підписав, дата підпису, посилання на версію документа.
Кожен акаунт бачить лише інформацію, пов'язану з конкретним спортсменом. Доступ до даних інших учнів секції повністю закритий.
Будопаспорт
Окрема сторінка кабінету — повна цифрова картка спортсмена. Містить детальну інформацію про досягнення, пояси, відвідуваність та еко-марки. Шапка виконана в темному стилі, нижче — вкладки з різними розділами картки.
Турніри
Всі змагання спортсмена: назва, дата, категорія, місце. Картки з кольоровою рамкою (золото / срібло / бронза).
Іспити та пояси
Таблиця іспитів: дата проведення, отриманий пояс та результат іспиту.
Відвідуваність
Загальний відсоток, кількість занять за сезон, помісячна статистика з прогрес-барами.
Еко-марка
Хронологія оплат еко-марок по роках у вигляді timeline з кольоровою лінією.
Звання
Спортивні звання та кваліфікації спортсмена: список присвоєних звань з датами та підтверджуючими документами.
Суддівство
Участь спортсмена як судді: турніри, де він виконував суддівські функції, з датами та рівнями змагань. Тут також зберігаються результати суддівських тестувань.
QR-паспорт
Кнопка QR-паспорт у шапці будопаспорту відкриває сторінку з унікальним QR-кодом спортсмена — посилання на його публічну картку в BudoSystem.
QR-код можна роздрукувати або показати з екрана смартфона. Він веде на публічну сторінку спортсмена, де зібрана вся ключова інформація:
- ПІБ, фото, клуб, тренер
- Поточний ранг (пояс)
- Статус еко-марки (оплачена / ні)
- Статус будопаспорту
- Список участей у турнірах
QR-паспорт — зручний інструмент для мандатної комісії та суддів. Скануючи код на смартфоні, організатор миттєво бачить актуальні дані спортсмена: ранг, членство у федерації, статус еко-марки. Не потрібно шукати паперові документи — вся інформація доступна одним скануванням.
Редагування даних спортсмена
Кнопка у шапці будопаспорту відкриває модальне вікно редагування. Там можна оновити:
- Основні дані — ім'я, прізвище, по-батькові, дата народження, фото, місто
- Законні представники — ім'я, по-батькові, роль (батько / мати / опікун) та номер телефону. Номер телефону законного представника є логіном до кабінету — після збереження він одразу оновлюється.
- Номер телефону спортсмена — якщо спортсмен має власний окремий акаунт
Номер телефону — логін до кабінету. Його можна змінити тут: Будопаспорт → кнопка редагування → Законні представники. Після збереження новий номер одразу стає логіном для входу. Telegram-акаунт при цьому не відв'язується — він залишається прив'язаним до того самого облікового запису. Відв'язати Telegram можна самостійно через бота.